PERAN HUMAS DALAM TUGAS INSTANSI PEMERINTAH SEBAGAI TUGAS/ SEKSI INFORMASI.

 

PERAN HUMAS DALAM TUGAS INSTANSI PEMERINTAH 

SEBAGAI TUGAS/ SEKSI INFORMASI.

 

Keberadaan unit kehumasan di sebuah lembaga atau instansi pemerintah merupakan keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang sesuatu kegiatan atau aktivitas instansi bersangkutan yang ditujukan baik untuk masyarakat ke dalam maupun kepada masyarakat luar umumnya

Setiap lembaga atau instansi punya keinginan  berhasil mencapai tujuannya. Keberhasilan tersebut tidak dapat dicapai hanya berdasarkan kemampuan yang ada pada lembaga itu saja. Disamping itu perlu adanya pengertian,penerimaan dan keikutsertaan publiknya.

Seorang humas harus mampu menciptakan poin positif sehingga akan dapat meningkatkan penjualan atau citra positif sebuah organisasi di mata publik. Bagian kehumasan selalu berkaitan dengan dunia luar sehingga ia akan lebih banyak menghabiskan kegiatan di luar ruangan atau di lapangan. Ia bertugas mengedukasikan kepada khalayak serta memperkenalkan kelebihan serta keunggulan sebuah organisasi. Yang pada akhirnya akan menarik minat sehingga akan banyak yang bergabung ke dalam organisasi atau membeli produk hasil buatan para anggota yang tergabung dalam organisasi itu sendiri.             

Yang dimaksud dengan publik adalah publik internal maupun eksternal.

Menurut John D. Millet dalam Rosady Ruslan (2001 : 108)

Mengemukakan peran humas/ PR dinas instansi atau lembaga pemerintahan terdapat beberapa hal dalam melaksanakan tugas atau kewajiban utamanya, antara lain :

1.    Mengamati dan mempelajari keinginan-keinginan, dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat (learning about public desires and aspiration).

2.    Kegiatan untuk memberikan nasihat atau sumbang saran dalam menanggapi apa yang sebaiknya dapat dilakukan instansi/ lembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh pihak publiknya (advising the public about what is should desire).

3.    Kemampuan untuk mengusahakan terciptanya hubungan memuaskan antara publik dengan para pejabat pemerintahan (ensuring satisfactory contact between public and government official).

4.    Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/ instansi pemerintahan yang bersangkutan (informing and about what agency is doing.

 

SECARA GARIS BESAR, HUMAS/ PR INSTANSI PEMERINTAH MEMILIKI PERAN GANDA.

1.    Fungsi keluar adalah berupaya memberikan informasi atau pesan-pesan sesuai dengan kebijaksanaan dan tujuan dari lembaga yang bersangkutan terhadap kepentingan masyarakat sebagai khalayak sasaran.

2.    Fungsi ke dalam adalah humas wajb menyerap aspirasi atau keinginan publik/ masyarakat yang diselaraskan dengan kepentingan bagi instansinya demi tercapainya tujuan bersama.

Ada tiga fungsi utama humas, yaitu sebagai berikut :

1.    Memberikan penerangan kepada masyarakat.

2.    Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.

3.    Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/ lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebalikya.

Humas menurut pakar humas Internasional, Cutlip & Center, and Canfield (1982) dalam Rosady Ruslan (2006 : 19 ) sebagai berikut:

1.    Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/ organisasi).

2.    Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya/ masyarakat  yang merupakan sasaran.

3.    Mengidentifikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi, dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang diwakilinya, atau sebaliknya.

4.    Melayani keinginan publik dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.

5.    Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/ organisasi ke publik atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.

Secara otomatis, fungsi humas termasuk fungsi manajemen dalam rangka mencapai tujuan sentral organisasi/ lembaga/ perusahaan.

Fungsi humas dapat diwujudkan melalui beberapa aspek pendekatan atau strategi humas menurut Rosady Ruslan (2006 : 142-144) yaitu :

1. Strategi operasional

Melalui pelaksanaan program Humas yang dilakukan dengan pendekatan kemasyarakatan (sociology approach), melalui mekanisme social kultural dan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat dari opini publik atau kehendak masyarakat terekam pada setiap berita atau surat pembaca dan lain sebagainya yang dimuat di berbagai media massa. Pihak humas mutlak untuk mendengar keluhan, aspirasi dari masyarakat juga menindaklanjuti akan keluhan dan aspirasi tersebut.

2. Pendekatan persuasif dan edukatif

Fungsi humas adalah menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada pihak publiknya yang bersifat mendidik dan memberikan penerangan, maupun dengan melakukan pendekatan persuasif, agar tercipta saling pengertian, menghargai, pemahaman, toleransi, dan sebagainya.

3. Pendekatan tanggung jawab sosial humas

Menumbuhkan sikap tanggung jawab sosial bahwa tujuan dan sasaran yang hendak dicapai tersebut bukan ditujukan untuk mengambil keuntungan sepihak dari publik sasarannya (masyarakat), namun untuk memperoleh keuntungan bersama.

4. Pendekatan kerja sama

Berupaya membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai kalangan, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun hubungan ke luar (eksternal relations) untuk meningkatkan kerja sama. Humas berkewajiban memasyarakatkan misi instansi yang diwakilinya agar diterima oleh atau mendapat dukungan masyarakat (publik sasarannya).Hal ini dilakukan dalam rangka menyelenggarakan hubungan baik dengan publiknya (community relations), dan untuk memperoleh opini publik serta perubahan sikap yang positif bagi kedua belah pihak (mutual understanding).

5. Pendekatan koordinatif dan integratif

Untuk memperluas peranan PR di suatu masyarakat, maka fungsi Humas dalam arti sempit hanya mewakili lembaga/ institusinya.

Tetapi peranannya yang lebih luas adalah berpartisipasi dalam menunjang program pembangunan dan ketahanan nasional di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, dan hankamnas.

Dari beberapa fungsi tersebut, dapat disimpulkan bahwa:

1.    Humas atau PR suatu lembaga mempunyai peranan yang penting baik itu di lingkup internal maupun ekstenalnya.

 

2.    Dalam hal ini praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diharapkan dan diinginkan oleh publiknya. Dipihak lain, dia juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.

3. Fasilitator proses pemecahan masalah (Problem solving process fasilitator)

Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan masalah ini bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat hingga mengambil keputusan dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

4. Teknisi komunikasi (Communication technician)

Peranan ini menjadikan praktisi PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi.

FUNGSI DAN PERANAN HUMAS

 

Fungsi utama humas, yaitu sebagai berikut :

1. Memberikan penerangan kepada masyarakat.
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.

Fungsi public relations / humas menurut pakar humas Internasional, Cutlip & Center, and Canfield (1982) dalam Rosady Ruslan (2006 : 19) adalah:

1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/ organisasi).
2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/ organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi, dan tanggapan masyarakat terhadap badan/ organisasi yang diwakilinya, atau sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.
5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/ organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.“

Pendapat lain menjelaskan bahwa fungsi staf humas adalah mewakili publik pada manajemen dan manajemen pada publik sehingga tercipta arus komunikasi dua arah, baik bagi informasi maupun perilaku.Secara otomatis, fungsi humas termasuk fungsi manajemen dalam rangka mencapai tujuan sentral organisasi/ lembaga/ perusahaan.

1. Strategi operasional

Melalui pelaksanaan program Humas yang dilakukan dengan pendekatan kemasyarakatan (sociology approach), melalui mekanisme social kultural dan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat dari opini publik atau kehendak masyarakat terekam pada setiap berita atau surat pembaca dan lain sebagainya yang dimuat di berbagai media massa. Pihak humas mutlak untuk mendengar keluhan, aspirasi dari masyarakat juga menindaklanjuti akan keluhan dan aspirasi tersebut.

2. Pendekatan persuasif dan edukatif

Fungsi humas adalah menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada pihak publiknya yang bersifat mendidik dan memberikan penerangan, maupun dengan melakukan pendekatan persuasif, agar tercipta saling pengertian, menghargai, pemahaman, toleransi, dan sebagainya.

3. Pendekatan tanggung jawab sosial humas

Menumbuhkan sikap tanggung jawab sosial bahwa tujuan dan sasaran yang hendak dicapai tersebut bukan ditujukan untuk mengambil keuntungan sepihak dari publik sasarannya (masyarakat), namun untuk memperoleh keuntungan bersama.

4. Pendekatan kerja sama

Berupaya membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai kalangan, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun hubungan ke luar (eksternal relations) untuk meningkatkan kerja sama. Humas berkewajiban memasyarakatkan misi instansi yang diwakilinya agar diterima oleh atau mendapat dukungan masyarakat (publik sasarannya).Hal ini dilakukan dalam rangka menyelenggarakan hubungan baik dengan publiknya (community relations), dan untuk memperoleh opini publik serta perubahan sikap yang positif bagi kedua belah pihak (mutual understanding).

5. Pendekatan koordinatif dan integratif

Untuk memperluas peranan PR di suatu masyarakat, maka fungsi Humas dalam arti sempit hanya mewakili lembaga/ institusinya.Tetapi peranannya yang lebih luas adalah berpartisipasi dalam menunjang program pembangunan dan ketahanan nasional di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, dan hankamnas.

Beberapa fungsi tersebut, dapat disimpulkan bahwa humas atau PR suatu lembaga mempunyai peranan yang penting baik itu di lingkup internal maupun ekstenalnya.

1. Penasehat ahli (expert prescriber)

Seorang praktisi PR yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya.

2. Fasilitator komunikasi (communication fasilitator)

Dalam hal ini praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diharapkan dan diinginkan oleh publiknya. Dipihak lain, dia juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.

3. Fasilitator proses pemecahan masalah (Problem solving process fasilitator)

Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan masalah ini bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat hingga mengambil keputusan dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

4. Teknisi komunikasi (Communication technician)

Peranan ini menjadikan praktisi PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi.

KOMUNIKASI DAN HUMAS

Dalam melaksanakan fungsi dan perannya, humas berpusat pada komunikasi.

-      Praktisi humas harus mempunyai keterampilan komunikasi yang baik.

-      Lancar tidaknya kegiatan humas khususnya sangat bergantung pada komunikasi.

-      Dengan komunikasi, kita terutama humas dapat menciptakan persamaan pengertian mengenai informasi, ide, pemikiran, dan sikap terhadap orang lain, sehingga menumbuhkan terciptanya persamaan serta pengertian mengenai pesan tertentu.

Akhirnya dan yang terpenting dari semua, seorang pejabat humas haruslah seseorang yang ahli dalam aspek komunikasi.

      1.  Source, yaitu individu atau pejabat Humas yang berinisiatif sebagai sumber atau untuk menyampaikan pesan-pesannya.

2.    Message, suatu gagasan, dan ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan, bujukan, atau ungkapan bersifat pendidikan, emosi dan lain sebagainya yang akan disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok tertentu (komunikan).

3.    Channel, berupa media, sarana, atau saluran yang dipergunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan kepada khalayaknya.

4.    Effect, suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan tersebut. Dapat berakibat positif maupun negatif tergantung dari tanggapan, persepsi, dan opini dari hasil komunikasi tersebut.”

Publik mengakui dan menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan komunikasi secara efektif, dan sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik perhatian publik serta tujuan penting yang lainnya dari fungsi public relations.

 

Pengertian Informasi

1.    Menurut situs Wikipedia informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.

2.    Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa Perancis Kuno yaitu informacion (1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, dan ide”.

3.    Menurut Joner Hasugian informasi adalah sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam pada sejumlah media.

4.    Menurut Kenneth C. Laudon informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan oleh manusia.

5.    Anton M. Moeliono menyatakan bahwa informasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar atau berita yang dapat dijadikan dasar kajian analisis atau kesimpulan.

Pengertian informasi tersebut hampir sama dengan yang dinyatakan oleh Robert G. Murdick, menurutnya informasi adalah data yang telah didapatkan, diolah/ diproses, atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan.

Data yang dimaksud dalam hal ini adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan kesatuan yang nyata serta sebagai representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya.

Dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan, penyebaran berita, data, gambar, fakta atau pesan yang dibutuhkan agar orang dapat mengerti secara jelas.

 Sumber :

-     Edward L. Bernay dalam Rosady Ruslan (2006 : 18)
-      Rosady Ruslan (2006 : 142-144)
-      Dozier & Broom (1995) dalam Rosady Ruslan (2006 : 20-21)
-      Robert G. Murdick,
-      Menurut situs Wikipedia informasi
-      Secara etimologi, informasi

 (*Anie/Dok HukormasRSMH)